Cats Protection und Wood for Trees
2ter Platz | Best use of Apteco Software Award 2021
Hintergrund
Cats Protection ist Großbritanniens führende Wohltätigkeitsorganisation für Katzen. Seit ihrer Gründung im Jahr 1927 wurde einer großen Anzahl von Katzen und Jungkatzen geholfen – über 1,5 Millionen von ihnen hat Cats Protection an neue Besitzer:innen vermittelt und sich für die Rechte unzähliger anderer eingesetzt. Cats Protection hilft jedes Jahr rund 200.000 Katzen und Jungkatzen, nicht zuletzt dank ihres Netzwerks von über 230 ehrenamtlich geführten Zweigstellen und über 30 Zentren. Dazu gehört das Vorzeige-Adoptionszentrum der Wohltätigkeitsorganisation in Chelwood Gate, Sussex, wo sich ebenfalls die Verwaltungsbüros von Cats Protection befinden. Cats Protection hat eine Vision: eine Welt, in der jede Katze mit Freundlichkeit und Verständnis für ihre Bedürfnisse behandelt wird.
Die Covid-19-Pandemie hat den grundlegenden Mangel an Reporting Möglichkeiten von Cats Protection und die Qualität der zugrunde liegenden Daten deutlich in den Fokus gerückt. Über Nacht wurden persönliche Spendensammlungen ins Internet verlagert. Es wurden schnelle Entscheidungen getroffen, um das Spendenniveau aufrechtzuerhalten, das erforderlich ist, um für hunderttausende von Katzen und Jungkatzen in ganz Großbritannien lebenswichtige Dienste zu erbringen. Doch die für die Spendensammlung verantwortliche Abteilung war auf monatliche Finanzberichte angewiesen, die auf einer Einkommenscodierungsstruktur basierten. Diese waren jedoch dezentralisiert, inkonsistent und informationsarm. Darüber hinaus konnten die Fähigkeiten, sowie die Ressourcen und Tools des Datenteams nicht mit dem explosiven Wachstum der Wohltätigkeitsorganisation Schritt halten. Der unmittelbare Handlungsbedarf, den die Pandemie erforderte und die absolute Notwendigkeit einer krisenfesten Spendensammlung, war der Startschuss des Kodierungsrationalisierungsprojekts zur vollständigen Überarbeitung von Daten und Berichten.
Sehen Sie sich das Video an
Sehen Sie sich das Video der vollständigen Fallstudie an, die von Stacey Wood und Kate Parker von Cats Protection und Matthew Tamea von Wood for Trees bei Apteco Live Online 2021 vorgestellt wurde (auf Englisch).
Die Apteco Lösung
Dieses abteilungsübergreifende Projekt hatte klare Ziele – die Schaffung einer Coding Struktur, die für alle Teams einheitlich war und einen spender:innen-zentrierten Überblick über die Leistung nach Geschäftsbereich, Attraktivität, Produkt sowie Inbound- und Outbound-Kanäle liefert. Cats Protection musste den Spendensammlungsprozess verständlicher machen und den gesamten Prozess in unterstützende Dokumentation verpacken. Im Laufe eines Jahres hat sich die Berichterstattung grundlegend verändert. Dazu gehörte die Erstellung von über 30 Orbit-Spenden -Dashboards basierend auf einer vollständig rationalisierten Codierungsstruktur, die nicht nur für 2021 neugestaltet wurde, sondern mit FastStats in der Lage war, alle zurückliegenden Spenden neu zu kategorisieren und mehr als ein Jahrzehnt an Daten neu zu strukturieren.
Cats Protection hat sich im Hinblick auf ihren Datenreifegrad von unorganisierten Daten und einer operativen Basis-Berichtserstattung, zu Self-Service-Dashboards und Vorhersagen weiterentwickelt – eine transformative und wesentliche Veränderung. Alles, während der Einstellung auf die Covid-19-Pandemie und der Einführung einer neuen und ehrgeizigen 10-Jahres-Strategie, die den anhaltenden Erfolg und das Wachstum von Cats Protection sicherstellen soll.
Das Team war ebenfalls in der Lage, vergangene Aktivitäten und Analysen rückwirkend zu überprüfen und mit weitaus größerer Genauigkeit und weiteren Metriken, wie Geodemografie und früheren Unterstützenden-Rollen zu verknüpfen.
Diese nachweisbaren und weitreichenden Vorteile von FastStats und Orbit haben das Vertrauen in die Implementierung von PeopleStage (mit der Gewissheit, dass alle definierten Workflows erheblich robuster sein werden) und Budgetentscheidungen für das kommende Jahr untermauert. Am wichtigsten war, dass die Software bei der Umsetzung einer neuen 10-Jahres-Spendensammlungsstrategie geholfen hat. Ein Hauptziel davon war es, Spender:innen und Interessierte so gut kennenzulernen, dass das Team voraussehen kann, was diese brauchen und erwarten.
Es ist ziemlich beeindruckend, was das Team erreicht hat, schnell, aber auch mit einer soliden Vision und strategischen Zielen entlang des gesamten Prozesses. Alle Teams im gesamten Unternehmen sind begeistert und beeindruckt von den Fortschritten. Wir stehen kurz davor, eine neue 10-Jahres-Strategie einzuführen und ich bin so viel zuversichtlicher in Bezug auf die Erkenntnisse, die diese genährt hat und die Entscheidungen, die wir in Zukunft treffen werden.
Lee Derrick, Head of Data, Digital and Direct Marketing, Cats Protection
Lee Derrick, Head of Data, Digital and Direct Marketing, Cats Protection
Die Ergebnisse
Erstellung von über 30 Dashboards, um Self-Service und ein besseres Verständnis über das Verhalten von Spendenden zu ermöglichen, das als Basis für die Entscheidungsfindung dient.
Neugestaltet, um alle zurückliegenden Einnahmen neu zu kategorisieren und mit Finanzprozessen zu verknüpfen, wodurch Daten von über einem Jahrzehnt neu strukturiert werden konnten.
Spendensammlungs-Teams können sich die Aktivitäten in allen Geschäftsbereichen ansehen, um die Umstellung auf digitale Spenden während der Pandemie zu verstehen.
Echtzeitberichte ermöglichen es Teams, sich ändernde Trends zu überwachen und Investitions- oder Desinvestitionsentscheidungen schnell zu treffen.
Man kann nicht genug betonen, dass unser Partner Wood for Trees und die Apteco Lösungen FastStats und Orbit, nicht nur für den Erfolg des Projekts, sondern auch für dessen vollständigen Triumph ausschlaggebend waren. Innerhalb eines Jahres entlang des Datenreifegrads vorangetrieben zu werden, bedeutete, dass wir während Covid in der Lage waren, das Spendenniveau trotz Ladenschließungen und reduzierter Veranstaltungs- und Präsenzaktivitäten aufrechtzuerhalten. Zum ersten Mal können wir sicher sein, dass wir wirklich eine spenderorientierte Sichtweise haben, um sicherzustellen, dass das Produkt, der Kanal, das Timing, der Inhalt und die Aktion für jeden Spendenden richtig sind – und wir letztendlich noch mehr Katzen und Jungkatzen in unserer Obhut in ganz Großbritannien unterstützen und unsere ehrgeizigen Ziele der 10-Jahres-Strategie erreichen.
Stacey Wood, Data Manager, Cats Protection
Stacey Wood, Data Manager, Cats Protection
