Dinge, die uns 1 Jahr Home-Office lehrte

Ein Resümee, wie flexibles Arbeiten unsere Unternehmenskultur bereichert hat und wie wir uns weiterhin verbessern können.

Als die Pandemie ausbrach, musste Apteco, wie viele andere Unternehmen auch, seine Büros schließen. Unser britischer Hauptsitz in Warwick war jahrzehntelang das Drehkreuz unseres Unternehmens und ist weitergewachsen, um die globalen Aktivitäten zu unterstützen. Außerdem hatten wir kürzlich in ein zweites Bürogebäude - ebenfalls in Warwick - investiert, um mehr Mitarbeiter unterzubringen und eine angenehmere Arbeitsumgebung zu schaffen. Die Pandemie führte dazu, dass wir uns, genau wie zahlreiche andere Unternehmen weltweit, anpassen und unsere Arbeitsweise neu überdenken mussten.

Das Fundament schaffen - eine 25-jährige Planung

Man könnte sagen, dass wir bei Apteco im Prinzip bereits seit 25 Jahren für die Mehrheit unserer Belegschaft Home-Office geplant haben. Das Arbeiten von zu Hause aus sowie "flexibles" Arbeiten ist etwas, das wir immer unterstützt haben. Wir sehen sowohl die praktischen Vorteile in Bezug auf die Einsparung des Arbeitsweges für diejenigen, die weit vom Büro entfernt wohnen, als auch die Tatsache, dass Mitarbeiter unterschiedliche persönliche Verpflichtungen haben. Deshalb bieten wir ihnen die Flexibilität, die sie benötigen, um diesen Verpflichtungen nachzukommen.

Einer unserer langjährigen (und nun halbpensionierten) Geschäftsführer hatte seinen Wohnsitz in Manchester, was bedeutete, dass es nicht praktikabel war, ihn jeden Tag pendeln zu lassen oder für längere Zeit von seiner Familie zu trennen. Die Notwendigkeit, ihn zu unterstützen, war der Beginn unserer sich ständig weiterentwickelnden Möglichkeit des Arbeitens von zu Hause.

Im Laufe der Zeit mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs auch unser Personal. Mit der Einrichtung von Vollzeit-Heimarbeitsplätzen hatten wir bereits die Möglichkeit, Talente aus einem größeren Umkreis zu rekrutieren und auch eine standardisierte, integrative Kultur des Arbeitens von zu Hause aus einzuführen.

Wir haben in die nötige Infrastruktur investiert, um erfolgreiches Arbeiten aus dem Home-Office zu gewährleisten. So erhielten die Mitarbeiter Headsets und Webcams, die reibungslosere Web-Meetings ermöglichten.

Gleichzeitig haben wir die Erwartungshaltung etabliert, dass, sobald eine Person aus dem Home-Office arbeitet, das Meeting online stattfindet - die anderen Mitarbeiter saßen zwar teilweise nebeneinander an ihren Schreibtischen, nahmen dennoch an einem Online-Meeting mit Headsets und Webcams teil.

Wir investierten in die nötige Bandbreite und Sicherheitsstandards, um mehrere Mitarbeiter im Home-Office in einem datenorientierten Unternehmen zu unterstützen.

Die Umstellung auf das Home-Office

Aufgrund unserer bisherigen Unternehmenskultur war der Wechsel ins Home-Office nahtlos. Wir haben davon profitiert, ein Daten- und Technologieunternehmen zu sein, was bedeutet, dass unsere physische Anwesenheit im Büro nicht entscheidend für die Ausführung unserer Arbeit ist. Daher stellte die Umstellung auf reine Online-Meetings ohne persönliche Interaktion kein Hindernis für unseren Output dar.

Es gab einige Maßnahmen, die wir als Unternehmen ergriffen haben, die zum Erfolg dieser Umstellung beigetragen haben - aber es gibt auch Punkte, die wir noch verbessern können.

Vorteile und Erfolge

Indem wir dafür gesorgt haben, dass jeder Mitarbeiter über die richtige Ausstattung verfügt, konnten Meetings reibungslos fortgesetzt werden - Headsets sind ein großer Vorteil, wenn man in einer lebhaften häuslichen Umgebung arbeitet. Darüber hinaus haben wir unsere Teams darauf hingewiesen, dass sie alle im Büro verfügbaren Geräte nutzen und mit nach Hause nehmen können, um ihre Arbeitsumgebung zu Hause optimal einzurichten. Dazu gehörten Schreibtische, Monitore und Stühle.

Darüber hinaus sorgt unser Ansatz, die Webcam im Meeting einzuschalten dafür, dass wir uns in jedem Meeting präsent und wahrgenommen fühlen; wir können unsere Kollegen sehen und mit ihnen interagieren. Wir sind nun alle an diese Umgangsformen in Online-Meetings gewöhnt.

Uns war auch bewusst, dass wir nicht nur den reibungslosen Ablauf unseres Unternehmensalltags sicherstellen, sondern auch das psychische Wohlbefinden unserer Teammitglieder unterstützen müssen. Insbesondere die Mitarbeiter, die beispielsweise allein leben und daher den Verlust der Bürogemeinschaft stärker zu spüren bekommen haben. Diese Menschen wohnen allein, arbeiten allein, essen allein, erholen sich allein und sind somit stark von Einsamkeit bedroht.

Daher haben wir tägliche Gesprächsrunden mit einer wichtigen Regel eingerichtet – keine geschäftlichen Gespräche! Dies gab unseren Mitarbeitern in Zeiten der sozialen Isolation die dringend benötigte menschliche und soziale Interaktion.

Wir haben auch hart daran gearbeitet, Empathie und Toleranz unter den Teams zu fördern - es sind schwierige Zeiten, und wir wollen, dass sich jeder bewusst ist, dass wir uns in dieser stressigen und unsicheren Zeit gegenseitig unterstützen müssen.

Wir haben auch den Vorteil des Home-Office gesehen: Einige Mitarbeiter konnten von mehr Zeit mit ihrer Familie und Flexibilität profitieren - besonders in Zeiten, in denen Home-Schooling Pflicht war. Wir haben unsere Arbeitszeit flexibel gestaltet und Eltern, die zu Hause unterrichten mussten, dazu ermutigt, zu anderen Zeiten zu arbeiten, damit sie sich während der Schulzeit auf die Bedürfnisse ihrer Kinder konzentrieren konnten.

Ein Beispiel: Ein Mitglied des Teams änderte seine normale Arbeitszeit von 40 Stunden an 5 Tagen auf 32 Stunden an 7 Tagen und deckte den Rest mit zuvor angesammelten Überstunden ab. Uns sind energiegeladene und engagierte Mitarbeiter am Ende der Pandemie wichtiger, als uns jetzt um jede Arbeitsstunde zu sorgen.

Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit erstreckten sich auch auf die Partner, die mit uns zusammenarbeiten, um unsere Software zu verkaufen. Einige unserer Partner waren von den Einschränkungen der Pandemie besonders betroffen - sei es die Branche, in der sie arbeiten, oder die Art der Dienstleistung, die sie anbieten. Deshalb haben wir uns bemüht, unsere Partner zu unterstützen, wo wir konnten. Wir wissen, dass wir diese Situation gemeinsam durchstehen müssen und dass diese Unterstützung unsere Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern sowohl kurz- als auch langfristig stärken wird.

Erfahrungen und Herausforderungen

Natürlich bietet uns jede Veränderung die Möglichkeit, zu lernen und zu wachsen, und die Erfahrung des Home-Office ist keine Ausnahme. Als Geschäftsführer habe ich davon profitiert, teamübergreifend zu arbeiten und mit vielen meiner Kollegen zu interagieren, aber einige unserer Teammitglieder hatten diese Möglichkeit nicht, weil es nicht Teil ihrer Rolle ist, an vielen Meetings teilzunehmen oder mit verschiedenen Teams zu arbeiten.

Dies hat gezeigt, welche entscheidende Rolle die Kommunikation in einem Unternehmen spielt. Wir müssen sicherstellen, dass alle Teammitglieder informiert sind, damit sie sich auf der Reise mit dem Unternehmen einbezogen fühlen. Die Dinge, die wir für selbstverständlich hielten, wie z. B. ein einfaches Gespräch auf dem Flur, sind jetzt erst einmal Vergangenheit. Stattdessen müssen wir unsere Kommunikation und Kultur zielgerichtet angehen.

Wir müssen klare Beispiele dafür kommunizieren, wie sich unsere Teams idealerweise verhalten sollen, und wir müssen sicherstellen, dass unsere Vision klar ist, damit wir jeden mitnehmen können. Außerdem müssen wir uns bemühen, integrativ zu sein. Das geschieht nicht per Zufall. Es muss Teil unseres Bewusstseins werden, dass wir jeden im Unternehmen unterstützen und einbeziehen.

Ein Ausblick in die Zukunft

Wir haben im letzten Jahr eine Menge gelernt. Als Technologieunternehmen haben wir mit den richtigen Tools und der richtigen Infrastruktur gesehen, dass die Arbeit von zu Hause aus viele Vorteile für unsere Teams und das Unternehmen bieten kann. 

Dies ist eine nachhaltige Art für uns zu arbeiten. Daher können wir mit neuen Augen in die Zukunft blicken. Die Revolution des Home-Office ist angekommen und bietet Unternehmen viele Möglichkeiten - von der Erweiterung des Talentpools bis hin zu der Art und Weise, wie wir die uns zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten nutzen.

So wurde zum Beispiel das Design des zweiten Büros, in das wir kurz vor dem Ausbruch der Pandemie investiert haben, geändert, um den neuen Ansatz zu unterstützen. Der Bedarf an festen, traditionellen Arbeitsplätzen wurde stark reduziert und stattdessen wollen wir, dass ein Besuch im Büro zu einem besonderen Erlebnis wird. Eines, bei dem man mit anderen zusammenkommt, verschiedene Raumtypen zur Auswahl hat und in schöne Arbeitsbereiche eintauchen kann.

Neben "Touchdown" Arbeitsräumen werden wir nun auch "Meeting Pods" und "Workshopräume" anbieten. Die Workshopräume sind mit beweglichem Mobiliar ausgestattet, so dass Projektteams den Raum für die Dauer ihres Projekts übernehmen und den Raum an ihre Bedürfnisse anpassen können. Die Büroräume werden zu einer dynamischen und interaktiven Arbeitsumgebung, welche die Zusammenarbeit und das kreative Denken fördert, anstatt ein statischer Ort zu sein, an den man sich aufgrund von Routine und herkömmlichen Arbeitsrhythmen begibt.

Viele Unternehmen haben während dieser Pandemie stark gelitten, und wir schätzen uns glücklich, dass wir schnell und einfach auf die Arbeit von zu Hause aus umstellen konnten. Diese Erfahrung hat unseren Weg, mehr Heimarbeit zu unterstützen, beschleunigt. Wir gehen davon aus, dass sich dieser Weg fortsetzen wird, da sowohl das Unternehmen als auch unsere Teams die vielen Vorteile dieser Flexibilität erkennen.